メールによる連絡・情報共有を円滑化!ビジネスに便利なツール

ビジネスメールをコミニュケーションツールで代行するメリット

ビジネスメールを送る際の注意点

自社と取引している企業へビジネスメールを送る際には、「TO」と使うことがほとんどです。しかし、企業によっては「CC」や「BCC」を利用するところもあるはずです。CCやBCCにはそれぞれで違う使い方があり、一歩間違ってしまうと自社にマイナスな印象を与えてしまうかもしれません。その為、ビジネスメールに携わる方は今一度、CCとBCCの違いについて知っておきましょう。

CCとBCCの違いとは?

CC

CC(カーボン・コピー)とは、「TO(宛先)の人に送ったので念の為に確認お願いします」という意味で、上司や上長との情報共有に使います。あくまでもTOに該当される方がメールの相手なので、原則としてCCの方は返信することはありません。

BCC

BCC(ブラインド・カーボン・コピー)とは、TO、CC、BCCの受信者に他の受信者がいることを隠したい場合や、受信者のメールアドレスが分からないようにして送りたい場合に使用します。メールの一斉送信などに利用されることが多いようです。

メールによる連絡・情報共有を円滑化!ビジネスに便利なツール

男の人と女の人

大容量のファイルを送信できる

従来のメールだと一通あたりの容量に制限があり、大容量のデータをまとめて送信することは不可能でした。しかし、その点、コミニュケーションツールではそのような制限もなく、1GBを超える大容量のファイルやデータも手間なく送ることが可能です。また、複数のファイルも時間差なく、続けて送ることができるので、メールよりも利便性が高いです。

メール

リアルタイムで共有できる

コミニュケーションツールはリアルタイムで情報共有することができるので、相手側に素早いレスポンスを求めることができます。また、仕事の都合でメールが見れないときでも、コミニュケーションツールならリアルタイムで通知も届き、連絡に気が付きやすいです。このようにタイムリーな仕事においてはコミニュケーションツールは非常に役立つことでしょう。

男性

プロジェクト管理にも適切

メールの場合、複数人でのやりとりではどうしても時間がかかってしまいます。仮に、会議を開くとしても、スケジュール調整に手間暇がかかります。しかし、その点、コミニュケーションでは複数のメンバーでも会話のように議論を行えなうことも可能です。その為、プロジェクトの管理や進捗状況のチェックなどにも向いていると言われています。

女の人

誤送信による情報漏洩も防止!

ビジネスメールでよくありがちなミスが、誤送信による情報漏洩です。ビジネスである以上、機密情報は大切に取り扱わなければなりませんが、誤送信によるミスはどの企業でも少なからずあります。メールの場合だと、送信した時点で取り返しがつきません。しかし、コミニュケーションツールの場合、送信取り消しやダウンロード履歴の確認なども簡単にできるので、誤送信による情報漏洩を未然に防ぐことができます。

ツールを利用した方の口コミ

メール

非効率を解消することができた

以前では業務を承認してもらうには、ビジネスメールを複数送信する必要がありました。しかし、コミニュケーションツールを導入してみると、承認にかかわる業務を一元化することができ、非効率なフローを解消することができました。(男性 40歳)

画期的なツールだと思います

コミニュケーションツールでは社員全体での周知も簡単に行えますし、各グループごとの連絡もそれぞれで行えます。その為、ビジネスメールにおいて画期的なツールと言えるでしょう。ツールを導入していない企業があれば、ぜひ導入を検討するべき。(男性 47歳)

グループを作れば簡単に共有できる

複数人でのグループを作成することによって、情報伝達や共有なども前より遥かに簡単になったと思います。チームごとでグループ分けもでき、業務ごとの進捗が把握しやすいのも非常に嬉しいです。(男性 52歳)

連絡がスムーズになって助かる

自社でコミニュケーションツールを導入することになり、使ってみると連絡がスムーズになって非常に助かっています。こんなに簡単に情報共有やスケジュール管理ができるなら、もっと早く導入して欲しかった!(女性 39歳)

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